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우리는 항상 효율성을 중요하게 생각합니다. 하지만 막상 업무를 하다 보면 자료가 여기저기 흩어져 있고, 정리하는 데도 시간이 걸리죠. 게다가 팀원들과의 소통까지 원활하지 않으면 비효율이 쌓이기 마련입니다. 그래서 우리는 이 문제를 해결할 방법을 고민했고, 직접 시스템을 구축하기로 했습니다.
1. 팀 목표 및 진행 상황 관리 🏆
우리 팀은 원격으로 근무하기 때문에, 누가 어떤 작업을 하고 있는지 실시간으로 파악하는 것이 쉽지 않았습니다. “지금 무슨 일을 하고 있어?”, “이번 달 목표는 뭐였지?” 같은 질문이 반복되었고, 결국 불필요한 커뮤니케이션이 많아졌죠.
✅ 해결책:
- 연간 목표 → 월간 목표로 체계를 잡고, 각자 진행 상황을 쉽게 업데이트할 수 있도록 시스템을 구축했습니다.
- 10명 이하의 소규모 팀에서는 이런 방식이 특히 효과적이었습니다.
- 각자 자신의 목표와 진행 상황을 시각적으로 확인할 수 있어 성취감을 높이는 효과도 있었습니다.
2. 클라이언트 관리 📂
고객 관리는 항상 중요한 부분이지만, 연락처만 저장하는 것으로 충분하지 않다는 걸 깨달았습니다. 가장 큰 문제는 “마지막 미팅에서 무슨 이야기를 했지?”를 기억하는 것이었습니다. 이 정보를 확인하려면 담당자에게 직접 물어봐야 했고, 이 과정이 비효율적이었죠.
✅ 해결책:
- 클라이언트 정보를 체계적으로 저장하는 ‘Client Info’ 섹션을 만들었습니다.
- 미팅 결과, 주요 논의 사항 등을 간단하게 기록할 수 있도록 했습니다.
- 이제 누구든지 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있고, 팀원 간의 커뮤니케이션도 더 원활해졌습니다.
3. 빠르고 명확한 업무 요청 시스템 ⚡
이메일은 중요한 업무에는 적합하지만, 단순한 요청까지 이메일을 주고받는 것은 비효율적이었습니다. 작은 업무 요청이 길고 복잡한 이메일 스레드 속에 묻혀버리는 경우도 많았죠.
✅ 해결책:
- 빠르고 간편한 ‘업무 요청 기능’을 추가했습니다.
- 팀원 간 요청 사항을 한눈에 확인할 수 있도록 하고, 진행 상태도 쉽게 추적할 수 있도록 했습니다.
- 결과적으로 이메일 왕래가 줄어들고, 업무 요청이 더 명확해졌습니다.
4. 더 나은 팀워크를 위한 지속적인 개선 🔄
지금까지 만든 시스템 덕분에 업무 흐름이 훨씬 원활해졌고, 팀원들도 만족도가 높아졌습니다. 하지만 여기서 끝이 아닙니다. 우리는 계속해서 시스템을 개선하고 있으며, 더 많은 팀이 스마트하게 일할 수 있도록 돕고 싶습니다.
만약 여러분도 비슷한 문제를 겪고 있다면, 우리처럼 자체적인 솔루션을 고민해보는 것도 좋은 방법일 겁니다. 또는, 우리가 도움을 드릴 수도 있겠죠. 😉
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