팀의 효율성을 높이기 위해 우리가 만든 시스템
우리는 항상 효율성을 중요하게 생각합니다. 하지만 막상 업무를 하다 보면 자료가 여기저기 흩어져 있고, 정리하는 데도 시간이 걸리죠. 게다가 팀원들과의 소통까지 원활하지 않으면 비효율이 쌓이기 마련입니다. 그래서 우리는 이 문제를 해결할 방법을 고민했고, 직접 시스템을 구축하기로 했습니다.
1. 팀 목표 및 진행 상황 관리 🏆
우리 팀은 원격으로 근무하기 때문에, 누가 어떤 작업을 하고 있는지 실시간으로 파악하는 것이 쉽지 않았습니다. “지금 무슨 일을 하고 있어?”, “이번 달 목표는 뭐였지?” 같은 질문이 반복되었고, 결국 불필요한 커뮤니케이션이 많아졌죠.
✅ 해결책:
- 연간 목표 → 월간 목표로 체계를 잡고, 각자 진행 상황을 쉽게 업데이트할 수 있도록 시스템을 구축했습니다.
- 10명 이하의 소규모 팀에서는 이런 방식이 특히 효과적이었습니다.
- 각자 자신의 목표와 진행 상황을 시각적으로 확인할 수 있어 성취감을 높이는 효과도 있었습니다.
2. 클라이언트 관리 📂
고객 관리는 항상 중요한 부분이지만, 연락처만 저장하는 것으로 충분하지 않다는 걸 깨달았습니다. 가장 큰 문제는 “마지막 미팅에서 무슨 이야기를 했지?”를 기억하는 것이었습니다. 이 정보를 확인하려면 담당자에게 직접 물어봐야 했고, 이 과정이 비효율적이었죠.
✅ 해결책:
- 클라이언트 정보를 체계적으로 저장하는 ‘Client Info’ 섹션을 만들었습니다.
- 미팅 결과, 주요 논의 사항 등을 간단하게 기록할 수 있도록 했습니다.
- 이제 누구든지 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있고, 팀원 간의 커뮤니케이션도 더 원활해졌습니다.
3. 빠르고 명확한 업무 요청 시스템 ⚡
이메일은 중요한 업무에는 적합하지만, 단순한 요청까지 이메일을 주고받는 것은 비효율적이었습니다. 작은 업무 요청이 길고 복잡한 이메일 스레드 속에 묻혀버리는 경우도 많았죠.
✅ 해결책:
- 빠르고 간편한 ‘업무 요청 기능’을 추가했습니다.
- 팀원 간 요청 사항을 한눈에 확인할 수 있도록 하고, 진행 상태도 쉽게 추적할 수 있도록 했습니다.
- 결과적으로 이메일 왕래가 줄어들고, 업무 요청이 더 명확해졌습니다.
4. 더 나은 팀워크를 위한 지속적인 개선 🔄
지금까지 만든 시스템 덕분에 업무 흐름이 훨씬 원활해졌고, 팀원들도 만족도가 높아졌습니다. 하지만 여기서 끝이 아닙니다. 우리는 계속해서 시스템을 개선하고 있으며, 더 많은 팀이 스마트하게 일할 수 있도록 돕고 싶습니다.
만약 여러분도 비슷한 문제를 겪고 있다면, 우리처럼 자체적인 솔루션을 고민해보는 것도 좋은 방법일 겁니다. 또는, 우리가 도움을 드릴 수도 있겠죠. 😉
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